Un problema comune ad ogni impresa, se pur diversa l’una dall’altra, è coordinare con efficacia i processi amministrativi legati ai lavoratori dipendenti per elaborare i cedolini paga. Nonché tutta la documentazione di competenza degli stessi dipendenti.
Si tratta pertanto di organizzare al meglio la rilevazione delle presenze, dei piani ferie, delle note spese oltre a gestire una corretta archiviazione della documentazione.
Busta paga online: i problemi più diffusi
Ricerche di mercato mettono in evidenza che, ancor oggi, per l’elaborazione dei documenti appena citati sono molto diffusi strumenti generalisti, e quindi non specializzati, come ad esempio Word, Excel, Google Drive e altri strumenti affini.
Questi software generici possono soltanto restituire una miriade di dati inseriti in un’unica tabella di non semplice consultazione. Senza dimenticare che la digitazione manuale può portare con sé possibili errori.
Da notare anche che, nonostante la rivoluzione digitale in corso, il metodo “carta e penna” è tutt’ora più in uso di quanto si possa pensare.
La busta paga con software: i vantaggi e perché conviene
L’utilizzo, da parte di consulenti specializzati, di un apposito software di gestione dipendenti mette invece a disposizione con comodità dell’imprenditore i fogli presenze, cedolini, conteggi ferie (e tanto altro) sempre aggiornati. Materiali consultabili e modificabili al bisogno senza il rischio di compromettere instabili fogli di calcolo.
Lo stesso percorso e gli stessi problemi emergono per l’importante gestione delle note spese. Solo un software di gestione dipendenti consente al lavoratore di notificare le spese mentre si trova in trasferta permettendo all’amministrazione la verifica immediata della situazione e di intervenire secondo necessità.
Quindi attraverso i software di gestione dipendenti si automatizzano i processi, si eliminano gli errori, si modificano dati senza conseguente per l’intero insieme.
Il supporto dei commercialisti per le buste paga online
A questo punto l’aiuto di uno studio, di uno specialista esterno appare come il giusto corollario a quanto fino ad ora descritto. Oggi il mercato mette a disposizione strumenti digitali che agevolano e rendono semplice la collaborazione fra azienda e consulente esterno rendendo immediata la trasmissione di informazioni e documenti.
In realtà tale situazione che si riterrebbe ottimale, per quanto sopra descritto, risulta ancora poco diffusa soprattutto nelle realtà meno strutturate.
I consulenti spesso ricevono fogli di calcolo con errori e mancanze, oppure tabelle scritte a mano figlie di ore trascorse dagli uffici amministrativi delle aziende, e in molti casi direttamente dall’imprenditore, a preparare e correggere il materiale richiesto per le necessarie esatte elaborazioni.
Il tutto magari attraverso un flusso di mail che possono sovrapporsi o addirittura sfuggire nel flusso continuo che oggi avviene su tale canale di collegamento.
Diversamente i software in cloud sono accessibili da qualsiasi luogo (basta un collegamento a internet e relativo browser di navigazione) e offrono dati aggiornati in tempo reale. Azienda e Consulente, possono entrare, caricare documenti, modificarli mantenendo le informazioni integre e sempre aggiornate.
Ulteriori vantaggi si riscontrano poi nella procedura di consegna ai dipendenti dei cedolini di loro spettanza.
Sembra strano ma la stessa ricerca di mercato evidenzia che ancora questo processo si svolge per così dire “a mano” secondo, più o meno, la seguente procedura:
- Stampare il file inviato dal Consulente contenente tutti i cedolini dei dipendenti dell’impresa.
- Separare le singole buste paga e imbustarle per ogni singolo dipendente (magari stando attenti a non consegnare la busta alla persona sbagliata)
- Consegnare ad ogni dipendente la propria busta paga (sempre che sia presente in azienda, diversamente dovremo ricordarcene alla prima occasione)
- Far firmare l busta per ricevuta
Un’ alternativa è l’invio tramite mail con il quale si risparmia la stampa della carta ma anche in questo caso si deve stare attenti, investendo del tempo, per non sbagliare persona.
Un errore nella consegna è un fatto tutt’altro che banale in relazione alla legge sulla privacy in quanto la busta paga contiene dati personali in alcuni casi anche sensibili.
Come evitare errori nelle buste paghe
Diversamente i software di gestione del personale possono includere la condivisione dei documenti di lavoro. Gli amministratori, o anche il consulente su incarico degli stessi titolari aziendali, caricano i documenti e i dipendenti li consultano nella loro aria privata, su dispositivi sia fissi che mobili, anche attraverso app riservata.
Il sistema essendo dotato di conferma di lettura può assolvere all’obbligo di consegna del prospetto paga stabilito dalle apposite leggi.
In conclusione, con software specifici dedicati alla gestione dei dipendenti, le aziende possono rendere più efficienti le pratiche di ordinaria amministrazione quali la rilevazione presenze, la consegna delle buste paga o la tenuta delle note spese.
In collaborazione con lo studio del consulente le imprese possono condividere i documenti necessari all’elaborazione dei cedolini paga in modo semplice veloce e senza confusione e possibili errori.
Inoltre, grazie al cloud aziende e consulente sono in grado di gestire le informazioni visualizzando e trasmettendo i documenti da qualsiasi luogo e in totale sicurezza
Quanto costa il servizio di busta paga online
Tali servizi non sono necessariamente costosi e sono pertanto accessibili alle imprese di ogni dimensione. Trovate nell’apposita sezione del nostro sito i prezzi per la fruizione dei servizi qui descritti. In alternativa potete contattarci per ogni informazione.
